jeudi 23 juin 2011

Fiche d'organisation hebdomadaire

Nous avons vu la fiche d'organisation quotidienne ; aujourd'hui nous allons détailler la fiche hebdomadaire.

A quoi sert elle ?

Cette fiche sert uniquement à préparer la semaine à venir et permet de répartir les différentes tâches en fonction des impératifs de votre emploi du temps.

Elle sert de point de départ pour l'établissement de la fiche quotidienne.


Comment se présente t'elle ?


Là encore, je vous présente ma fiche personnelle, mais vous devez en concevoir une qui se rapproche de votre vie quotidienne.

Au recto, j'indique :

  • le numéro de la semaine et la période concernée.
  • mes horaires de travail
  • les anniversaires et fêtes à souhaiter pendant la semaine
  • les appels à programmer, les dossiers à préparer
  • mes rendez vous 
  • mon programme hebdomadaire établi à partir de mon planning hebdomadaire et la répartition des tâches en fonction des jours de la semaine
  • mes missions pour chaque jour (une tâche du programme mensuel, une du programme annuel et une  pour avancer dans mes objectifs)
Au verso, je retrouve la liste des menus que j'ai prévu pour chaque jour de la semaine, midi et soir.


Comment s'en servir ?

Je définis un jour dans la semaine pour la planification de la semaine suivante.

Je fais le bilan de la semaine précédente :
  • Est ce que j'ai eu le temps de finir toutes les tâches programmées ?
  • Le temps dévolu était il suffisant ou trop important ?
  • Ai je rencontré des problèmes ?
  • Puis je améliorer ma technique ?
J'adapte la semaine suivante en fonction des réponses :
  • Certaines tâches sont peut être devenues obsolètes : je peux donc les éliminer (on a par exemple trouvé une solution plus efficace)
  • D'autres tâches sont peut être devenues urgentes : je dois donc les programmer en priorité. (par exemple, acheter un cadeau de naissance)
J'intègre dans mon programme les tâches routinières définies dans le planning hebdomadaire en fonction de mes impératifs (tâches urgentes ou rendez vous).
Je note sur ma fiche les dates à me rappeler (anniversaires par exemple).

Je définis pour la semaine l'ensemble de mes menus  :
  • je pourrais ainsi prévoir ma liste de courses en conséquence,
  • j'aurais des menus équilibrés sur la semaine, 
  • je n'aurais pas à me creuser la tête pour savoir quoi manger.
Je profite de ce jour pour faire mes mises à jour informatiques, sauvegardes, etc.

Conclusion 

Cette technique a pour but de ne pas se disperser dans son emploi du temps.
Elle permet de répartir les différentes tâches sur la semaine et ainsi libérer du temps libre pour les loisirs !
Il ne faut pas se surcharger et toujours prévoir une plage libre pour les imprévus.

Et comme dirait ma fille : "le mieux est l'ennemi du bien". 
Il faut donc faire les choses comme il se doit : ni trop, ni trop peu !

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