samedi 23 avril 2011

Organisation du temps



Comme vous avez pu le remarquer dans ces trois méthodes, le principe est toujours plus ou moins le même :
  • noter l'ensemble des tâches à effectuer sur un carnet au fur et à mesure qu'elles se présentent, 
  • utiliser le principe QQOQCP (quoi ? qui ? ou? quand ? combien ? pourquoi ?) pour définir correctement chaque tâche.
  • estimer pour chacune le temps nécessaire et donner une limite pour l'accomplir
  • gérer les priorités (15% très important, 20 % important, 65 % routines)
  • créer des rituels
  • faire le point régulièrement
  • et s'appuyer sur un support papier (manuel des procédures ou manuel de la maison).


1. matériel :

A la maison :
  • 2 corbeilles à courrier superposables que j'ai nommées "ARRIVEE" et "EN COURS".
  • Les pochettes "EN ATTENTE" et "RESERVE" sont couplées avec le système de traitement du courrier mais je vous l'expliquerai en détail une prochaine fois.
  • Un classeur nommé "MANUEL DE LA MAISON" avec toutes les indications nécessaires à sa gestion (j'y reviendrai également)
  • Un échéancier avec 6 intercalaires correspondant aux 5 jours de la semaine et la 6ème pour le week-end.
  • Un classeur "TEMPS" qui tient lieu de journal de bord.
  • le téléphone avec répondeur
    Dans mon sac :
    • mon agenda QUO VADIS avec un crayon type critérium et ma fiche d'organisation.
    • mon carnet format A5 pour noter mes idées et 3PA (hors travail)
    • mon I Pod Touch (pour le rappel automatique et certaines applications ) sert de boite à outils.
    • une petite pochette à élastiques format chéquier pour collecter les papiers qui trainent dans le sac.
    • mon téléphone portable
    • ma clé USB pour les fichiers importants.
    • si j'ai un rendez vous à l'extérieur, je peux également rajouter une pochette à élastiques format A4 pour rassembler les papiers nécessaires.
    Au travail :
    • Une boite en carton format A4 correspond à ma boite "ARRIVEE".
    • 3 corbeilles à courrier superposables que j'ai nommées "EN COURS", "EN ATTENTE" et "RESERVE".
    • un petit carnet dans ma poche de blouse pour noter au fur et à mesure les infos et les tâches à effectuer.
    • un classeur nommé "MANUEL DES PROCEDURES" avec les rituels, checklists et informations pratiques.
    Boites mail :

    J'ai deux adresses mail, "ORANGE" et "GMAIL". La boite "ORANGE" est réservée uniquement à la famille et aux infos personnelles, la boite "GMAIL" principalement pour le travail.
    Je peux les relever toutes les deux depuis mon IPOD, en une seule fois ce qui est très pratique.
    D'autre part, j'ai pris l'habitude de relever les messages directement sur le site ce qui me permet de pouvoir les consulter indifféremment à la maison et au travail. En plus, la sauvegarde est ainsi externalisée.

    Ordinateurs :

    Que ce soit à la maison ou au travail, j'ai organisé mes documents de la même façon avec un classement alpha-numérique.
    exemple :  4. administratif,          41. codes         42. courrier         43. finances

    Les dossiers de la maison sont sauvegardés régulièrement sur un disque dur externe.
    Les dossiers du travail sont sauvegardés également, mais je garde une copie des dossiers importants sur ma clé USB.


    2. méthode

    Je crée trois routines par jour : le matin, le midi (puisque je rentre manger à la maison) et le soir.

    Je note au fur et à mesure de la journée les informations et tâches à effectuer sur mon carnet 3PA ou boulot.

    Tous les soirs :
    • Je fais le point de ma journée dans mon journal de bord (Classeur Temps) à l'aide de ma fiche d'organisation.
    • Je prépare ma journée du lendemain à partir de mon agenda, mon carnet 3PA et mon programme hebdomadaire. Je remplis les différentes données sur ma fiche d'organisation. 
     Comme dans la méthode GTD, je fractionne au maximum les tâches pour qu'elles ne fassent pas plus de 20 minutes. Si besoin, je programme une 2ème séance. 

    Je lève mes boites mail 3 fois par jour : le matin au réveil, juste pour voir s'il n'y a pas d'urgence, puis en fin de matinée et en fin de journée pour les traiter.
    La boite de réception sert de boite d'arrivée ; quand les tâches sont déterminées, elle doit être vide.
    J'ouvre chaque message, je me pose les questions de la méthode GTD et je note sur mon carnet ou mon agenda la tâche à effectuer. Je peux également déléguer ; il suffit alors de transférer le message.
    J'ai créé des dossiers "EN COURS", "EN ATTENTE" où je déplace au fur et à mesure les messages. Le dossier "RESERVE" n'existe pas, il est remplacé par le nom de l'interlocuteur ou du problème (c'est plus facile à retrouver). Les messages importants sont repérés par une étoile (favoris).

    Tous les jours, je pense également à synchroniser mon IPOD et faire des sauvegardes de mes fichiers.
    La sauvegarde sur le disque dur externe est assurée par mon chéri d'amour.

    En fin de semaine :
    • Je fais le point de la semaine accomplie à partir du journal de bord et de mes fiches d'organisation.
    • Je recherche d'éventuelles taches à partir du listing GTD.
    • Je fais le point sur mes dossiers en attente et en réserve.
    • J'examine également les projets que je peux anticiper, je réfléchis aux différentes tâches et mets éventuellement en place un rétroplanning.
    • Je prépare la semaine suivante en répartissant sur la semaine mes différentes missions et rendez vous. (fiche d'organisation hebdomadaire)
    • Je déplace du manuel de la maison vers l'échéancier les checklists et documents dont j'aurais besoin dans la semaine.

    3. Principes à respecter

    Je fais attention à ne pas me surcharger, c'est pourquoi je ne planifie que 8 heures par jour. Il est nécessaire de laisser de la place pour les imprévus et le temps de repos (5 à 15 min par heure)
    Au travail, je fais le point le matin et programme seulement 4 heures (60%) en privilégiant le travail intellectuel le matin, les appels téléphoniques et les routines plutôt l'après midi si possible.

    Quand je prépare ma semaine, je veille à une répartition équitable des différentes tâches. Pour une bonne hygiène de vie, il est nécessaire de ne pas oublier un domaine : moi, ma famille et mes amis, ma maison et mon travail. Je garde du temps pour moi !

    Enfin, et c'est là le principal, programmer et organiser c'est bien, mais le principal c'est de COMMENCER.

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